Individualsoftware oder Standardsoftware: Was passt zu Ihrem Unternehmen?

Den Arbeitsablauf vor der Produktsuche klären

Standardsoftware ist ein sinnvoller Ausgangspunkt, wenn sie Ihre wichtigsten Aufgaben ohne dauerhafte Umwege abdeckt. Eine individuelle Anwendung kommt infrage, wenn genau diese Umwege den Betrieb erschweren. Entscheiden lässt sich das erst, wenn Sie einen vollständigen Arbeitsablauf betrachten: vom Eingang einer Information bis zu dem Ergebnis, mit dem jemand weiterarbeitet.

Halten Sie fest, wer Daten erfasst, wer sie prüft und wohin sie anschließend gelangen. Dabei werden Anforderungen sichtbar, die in einer Produktpräsentation leicht untergehen. Kann eine Vertretung einen Vorgang übernehmen? Bleiben frühere Freigaben nachvollziehbar? Muss jemand Daten aus einer Anwendung abtippen, weil die nächste sie nicht übernehmen kann?

Unterscheiden Sie zwischen notwendigen Anforderungen und Gewohnheiten. Eine Tabelle, die seit Jahren verschickt wird, muss nicht als identische Bildschirmmaske nachgebaut werden. Möglicherweise genügt eine gemeinsame Ansicht mit passenden Zugriffsrechten. Besprechen Sie solche Änderungen mit den Menschen, die täglich mit dem Ablauf arbeiten.

Standardsoftware mit eigenen Aufgaben testen

Bei einem vorhandenen Produkt können Sie Bedienung und Funktionsumfang vor der Einführung prüfen. Nutzen Sie diese Möglichkeit mit einem zusammenhängenden Testfall. Lassen Sie einen Vorgang anlegen, bearbeiten, freigeben und exportieren. Nehmen Sie auch einen unvollständigen Datensatz und eine nachträgliche Änderung mit in den Test.

Verlangen Sie bei Ihren Muss-Anforderungen eine klare Antwort: Ist die Funktion enthalten, muss sie eingerichtet werden oder ist eine Erweiterung nötig? Eine angekündigte Funktion gehört zunächst zu den offenen Punkten. Prüfen Sie außerdem, in welchem Tarif die benötigten Schnittstellen und Berechtigungen verfügbar sind.

Konfiguration kann viel abdecken, etwa zusätzliche Felder, Vorlagen und Rollen. Bei umfangreichen Sonderanpassungen sollten Sie genauer nachfragen, wer diese pflegt und was nach einem Produktupdate geprüft werden muss. Ein Standardprodukt mit vielen Erweiterungen verursacht ebenfalls Entwicklungs- und Wartungsarbeit.

Den Umfang einer eigenen Anwendung begrenzen

Eine individuelle Anwendung lässt sich gezielt um einen betrieblichen Ablauf herum entwickeln. Das ist hilfreich, wenn mehrere Programme zusammenarbeiten müssen oder unterschiedliche Nutzergruppen jeweils nur einen Teil der Informationen sehen sollen. Der Aufwand hängt dabei stark von Datenqualität, Berechtigungen und Ausnahmen ab. Die Zahl der Bildschirmseiten allein sagt wenig darüber aus.

Beginnen Sie mit einem vollständigen, begrenzten Ablauf. Bei einer internen Freigabeanwendung könnte dieser vom eingereichten Vorgang über die Prüfung bis zur dokumentierten Entscheidung reichen. Zusätzliche Auswertungen können später folgen. Die grundlegenden Zugriffsrechte und der Umgang mit fehlerhaften Eingaben gehören dagegen schon in die erste nutzbare Fassung.

Auch eine eigene Anwendung braucht laufende Pflege. Klären Sie vor dem Start, wer Abhängigkeiten aktualisiert, Störungen untersucht und Änderungen umsetzt. Vereinbaren Sie außerdem, wie Sie auf Quellcode, Dokumentation und betriebsnotwendige Zugänge zugreifen können. Das erleichtert eine spätere Übergabe an andere Entwickler.

Bestehende Software gezielt ergänzen

Sie müssen nicht die gesamte Softwarelandschaft ersetzen, wenn nur ein Teil des Ablaufs Probleme macht. Eine zusätzliche Webanwendung kann Daten aus vorhandenen Systemen anzeigen oder eine fehlende Freigabe ergänzen. Stammdaten bleiben dabei im bisherigen System, während die neue Anwendung die zusätzliche Aufgabe übernimmt.

Dafür brauchen Sie verlässliche Schnittstellen oder einen geeigneten Import und Export. Prüfen Sie, welche Informationen tatsächlich gelesen und geschrieben werden können. Ein vorhandener API-Zugang bedeutet noch nicht, dass jede gewünschte Aktion verfügbar ist. Auch Limits, Zusatzkosten und die Unterstützung durch den Hersteller gehören in die Planung.

Die Kosten über die Nutzung hinweg vergleichen

Stellen Sie beide Varianten für denselben Umfang und denselben Planungszeitraum gegenüber. Zu einer Standardlösung gehören gegebenenfalls Einrichtung, Datenübernahme, Schulung, Erweiterungen und Schnittstellen. Bei einer Eigenentwicklung kommen neben der Umsetzung Hosting, Wartung und Weiterentwicklung hinzu. Notieren Sie zu jeder Position, ob sie einmalig, monatlich oder nach Aufwand anfällt.

Erfassen Sie auch verbleibende Handarbeit. Beobachten Sie dafür einige typische Durchläufe und halten Sie fest, welche Schritte nach Einführung der neuen Lösung weiter nötig wären. Rechnen Sie mit nachvollziehbaren Annahmen. Eine eingesparte Eingabezeit ist noch keine vollständig eingesparte Arbeitsstelle und eine grobe Schätzung kein zugesicherter Projektertrag.

Prüfen Sie schließlich den Ausstieg. Lassen sich Daten einschließlich Anhängen, Zuordnungen und Historie exportieren? Wer kann das Exportformat weiterverwenden? Welche Arbeiten wären bei einem Anbieterwechsel nötig? Diese Fragen betreffen sowohl gekaufte als auch individuell entwickelte Software.

• Einrichtung und Entwicklung einschließlich notwendiger Anpassungen
• Datenbereinigung, Migration und Schulung
• Lizenzen, Hosting, Betreuung und zusätzliche Nutzer
• Schnittstellenpflege und absehbare Änderungen
• Datenexport und Unterstützung bei einer späteren Übergabe

Mit einem dokumentierten Test entscheiden

Erstellen Sie eine überschaubare Liste aus Muss-Anforderungen, erwünschten Funktionen und offenen Fragen. Prüfen Sie zunächst die Muss-Anforderungen. Ein Produkt kann bei Komfortfunktionen gut abschneiden und trotzdem ausscheiden, wenn eine zwingende Freigabe oder Systemanbindung fehlt.

Lassen Sie die späteren Nutzer dieselben Aufgaben in den infrage kommenden Lösungen durchspielen. Dokumentieren Sie dabei auch Rückfragen und Fehler, nicht nur erfolgreiche Klickfolgen. Bei einer Eigenentwicklung kann ein klickbarer Entwurf Bedienungsfragen klären; eine technisch unsichere Schnittstelle braucht einen eigenen Test.

Halten Sie anschließend fest, warum Sie sich für eine Variante entscheiden, welche Annahmen noch offen sind und wer sie bis wann klärt. Mit dieser Unterlage können Sie Angebote auf einen gemeinsamen Umfang beziehen und verhindern, dass unterschiedliche Erwartungen erst während der Umsetzung auffallen.